Belegbearbeitung – tmERIK

Der Bereich Belege enthält alle relevanten Dokumententypen für den kaufmännischen Ablauf in der Werkstatt. Beim Aufklappen werden folgende Unterpunkte angezeigt:

(ein Klick auf die Überschriften bringt Sie zu dem jeweiligen Abschnitt).

Aufbau der Belegmaske

Angebote (oder Kostenvoranschläge)
Listenübersicht, Erstellung und Verwaltung von Angeboten oder Kostenvoranschlägen für Kunden.
-> Bestätigung anfordern (IQT)

Aufträge
Listenübersicht, Verwaltung aktiver Werkstattaufträge mit Leistungs- und Teilepositionen.

Lieferscheine
Listenübersicht, Erfassung von Warenausgängen oder Werkstattleistungen und Rechnungserstellung.

Rechnungen
Listenübersicht, Übersicht aller ausgestellten Rechnungen mit Statusinformationen.

Gutschriften
Listenübersicht, Erstellung und Verwaltung von Gutschriften für Rücknahmen oder Nachlässe.

Stornos
Dokumentation stornierter Belege aus dem Rechnungs- oder Auftragswesen.

Offene Posten
Anzeige und Verwaltung noch nicht beglichener und beglichener Kundenforderungen.

Mahnungen (siehe auch -> Mahnwesen)
Erzeugung und Versand von Zahlungserinnerungen.

Aufbau der Belegmaske

Belegübersicht (linker Bereich)

Der linke Bereich zeigt eine komprimierte Zusammenfassung wichtiger Beleg- und Kundendaten:

Kostenübersicht: Nettobeträge, MwSt., Brutto, Einkaufspreis (EK), Marge.
Belegstatus: Der Belegstatus (In Bearbeitung) wird farblich hervorgehoben.
E-Mail-Historie: Informationen über versendete Bestätigungs-E-Mails.
Kundendaten: Kundenname, Adresse, Kontaktdaten, Kundennummer.
Fahrzeugdaten: Marke, Modell, Kennzeichen, VIN, Motorisierung, Erstzulassung, HU-Daten.

Kopfbereich und Aktionen

Im oberen Bereich stehen allgemeine Funktionen zur Verfügung:

Speichern, Schließen, In Papierkorb – klassische Dateiaktionen.
Importieren, Bestätigung anfordern, Teilen – für Workflow- und Kommunikationsprozesse.
Neuer Termin, Vorgang, E-Mail Test – zusätzliche Funktionen für interne Abläufe.

Stammdaten und Leistungszeitraum (rechter Bereich)

Im Reiter STAMMDATEN werden die wichtigsten Parameter des Belegs definiert:

Belegdatum, Gültig bis – zeitliche Gültigkeit des Kostenvoranschlags.
Zahlungsbedingung – Auswahl aus vordefinierten Optionen.
Leistungszeitraum – Datumsfelder für den Beginn und das Ende der Leistung.
Skalierung – Zeiteinheit zur Bewertung von Leistungseinheiten.
Mitarbeiter – zuständige/r Sachbearbeiter/in oder Monteur/in.
Bemerkungen – Freitextfeld zur individuellen Ergänzung.

Positionstabelle (unterer Bereich)

Im mittleren Abschnitt befindet sich die Tabelle zur Erfassung einzelner Belegpositionen:

Funktionstyp
ET (Ersatzteil), AW (Arbeitswert) usw.
Nummer
Artikel- oder Leistungsnummer laut Artikelstamm.
Zusätzlich Suchleiste für Nummern oder Abkürzungen von Artikeln, die im Lager erfasst wurden.
Beschreibung
Kurztext zur Bezeichnung der Position.
Langtext
Detailbeschreibung (z. B. „Ölfilter inkl. Dichtung“).
Anzahl
Menge der jeweiligen Position.
VK netto/brutto
Verkaufspreise (netto oder brutto).
VK Summe netto/brutto
Gesamtpreis je Position.
Verrechnungssatz
Für AW-Positionen (z. B. WS = Werkstattstundensatz).

Neue Positionen können über "+ Hinzufügen" manuell oder per "Suche" ausgewählt und eingefügt werden. Eine Sortierung ist über das Dropdown "Sortieren nach“ möglich.

Status und Weiterverarbeitung

Der aktuelle Bearbeitungsstatus (z. B. In Bearbeitung) wird am oberen Rand angezeigt.
Nach Prüfung kann der Beleg bestätigt, per E-Mail versendet oder in einen Auftrag/Rechnung überführt werden.

Die strukturierte Darstellung gewährleistet eine transparente und nachvollziehbare Angebotserstellung und ermöglicht eine nahtlose Weiterverarbeitung im System.

Angebote / Kostenvoranschläge

Bei Angeboten verfügen Sie über folgende Zusatzeinstellungen :

- Auswahl "Angebot" und "Kostenvoranschlag".

- Bestätigung anfordern (IQT)

In der Werkstattpraxis ist es entscheidend, zwischen Kostenvoranschlägen und Angeboten zu unterscheiden, da beide Belegarten unterschiedliche rechtliche und wirtschaftliche Bedeutungen haben. Die Software tmERIK berücksichtigt diese Unterschiede und ermöglicht einen nahtlosen Wechsel zwischen beiden Belegarten.

Wechsel zwischen KVA und Angebot in tmERIK

Die Software tmERIK ermöglicht einen schnellen Wechsel zwischen beiden Belegarten:

Durch einen Klick auf die Belegbezeichnung (z. B. „Kostenvoranschlag“ oder „Angebot“) im Belegkopf kann die Art des Dokuments angepasst werden.
Der Inhalt des Belegs bleibt dabei erhalten – lediglich die rechtliche Einstufung wird geändert.
Dies ist besonders nützlich, wenn ein ursprünglich unverbindlicher KVA auf Kundenwunsch in ein Angebot umgewandelt werden soll.

Hinweis: Beim Wechsel ist stets zu prüfen, ob die Inhalte (z. B. Preise, Leistungsbeschreibung) der neuen Belegart rechtlich entsprechen.

Kostenvoranschlag (KVA)

Ein Kostenvoranschlag ist eine unverbindliche Kalkulation der zu erwartenden Kosten. Er dient primär zur Information des Kunden über den voraussichtlichen Aufwand.

Merkmale:

Unverbindlich, sofern nicht ausdrücklich anders gekennzeichnet (§ 650 BGB).
Preisabweichungen von bis zu 15–20 % sind branchenüblich zulässig.
Dient als Grundlage für eine mögliche Auftragserteilung.
Bei Änderung des Umfangs ist der Kunde rechtzeitig zu informieren.

Verwendung in tmERIK:
Ein KVA wird typischerweise genutzt, um dem Kunden eine Orientierung zu geben, ohne bereits eine rechtsverbindliche Zusage zu machen.

Angebot

Ein Angebot ist eine rechtlich verbindliche Erklärung, die bei Annahme durch den Kunden zu einem Vertrag führt.

Merkmale:

Verbindlich, wenn keine Einschränkung der Gültigkeit formuliert ist.
Preis, Leistung und Umfang müssen eindeutig definiert sein.
Eine Annahme durch den Kunden führt zum rechtlich bindenden Werkvertrag (§ 145 ff. BGB).

Verwendung in tmERIK:
Ein Angebot wird eingesetzt, wenn eine konkrete, rechtsverbindliche Auftragsvergabe angestrebt wird.

- Bestätigung anfordern (IQT)
siehe verlinkten Artikel: Bestätigung anfordern (IQT)

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