Mit der Funktion "Bestätigung anfordern“ in tmERIK kann ein erstellter Kostenvoranschlag bzw. Angebot, über die integrierte IQT-Schnittstelle (Interactive Quotation Tool) dem Kunden zur Online-Freigabe bereitgestellt werden. Der Kunde erhält dabei eine E-Mail mit einem personalisierten Zugriff und kann direkt über eine Weboberfläche das Angebot einsehen, annehmen oder ablehnen.
Aufruf der Funktion
Die Funktion wird über den Button "Bestätigung anfordern“ im oberen Aktionsbereich des Beleg (Angebot/Kostenvoranschlag) aufgerufen.
Es öffnet sich ein Dialogfenster zur Vorbereitung des E-Mail-Versands.
E-Mail-Versand vorbereiten
Im Dialogfenster werden folgende Angaben gemacht:
Sprache: Auswahl der Sprache der Kundenbenachrichtigung.
Empfängeradresse: Die primäre E-Mail-Adresse des Kunden wird automatisch übernommen, kann jedoch angepasst werden.
Weitere Empfänger (CC): Optional.
Anlagen: Weitere Dateien können beigefügt werden (z. B. Bildmaterial, Zusatzinformationen).
Zugriffscode (Kennzeichen): Das System generiert automatisch ein Passwort – i. d. R. das Kennzeichen (z. B. AABB123), das der Kunde zur Freischaltung des Angebots eingeben muss.
Hinweis: Die Kunden-E-Mail enthält einen Link sowie eine Anleitung zur Eingabe des Kennzeichens als Zugangscode.
Kundensicht – Online-Angebot einsehen und bestätigen
Der Kunde erhält eine grafisch aufbereitete Nachricht mit einem Button "Zu Ihrem persönlichen Angebot“. Nach Eingabe des Kennzeichens auf der Weboberfläche wird das Angebot angezeigt.
Funktionen für den Kunden:
Einsehen der Angebotsdaten: Mit Positionen, Preisen, Gültigkeit und Werkstattangaben.
Herunterladen der Angebotsdatei
Annehmen des Angebots: Mit einem Klick, anschließend Rückmeldung an tmERIK.
Ablehnen des Angebots: Mit Angabe eines Ablehnungsgrundes, ebenfalls Rückmeldung an tmERIK.
Ergebnisrückmeldung in tmERIK
Nach dem Kundenentscheid wird das Ergebnis automatisch in den entsprechenden Beleg in tmERIK übernommen:
Statusanzeige: Der Belegstatus wird auf "Abgeschlossen“ gesetzt.
Visualisierung: Ein Hinweis erscheint, ob der Kunde das Angebot akzeptiert oder abgelehnt hat, einschließlich Datum und Uhrzeit.
Folgeaktionen: Bei Annahme stehen Schaltflächen zur Verfügung, um den Beleg in einen Auftrag, Lieferschein oder Rechnung zu wandeln.
Vorteile des IQT-Systems
Schnelle Kommunikation mit dem Kunden
Schnelle und unkomplizierte Freigabe von Arbeiten
Digitale Nachvollziehbarkeit im Belegverlauf
Kundenzentrierter Prozess durch einfache Freigabe per Klick
Diese Funktion optimiert die Freigabeprozesse in der Werkstattpraxis erheblich und trägt zur Transparenz sowie Effizienz im Kundenkontakt bei.