Wenn für einen Versandvorgang keine eigene E-Mail-Vorlage vorhanden ist, verwendet tmERIK eine vom Hersteller bereitgestellte Standardvorlage. Legen Sie eine eigene Vorlage an, wenn Sie Betreff und Nachricht beispielsweise für den Rechnungsversand individuell formulieren möchten.
Voraussetzung für das Firmenlogo
Wenn das Firmenlogo in der E-Mail erscheinen soll, muss es bereits in tmERIK hinterlegt sein. Die Vorlage selbst kann auch ohne Firmenlogo angelegt werden.
Neue E-Mail-Vorlage öffnen
Öffnen Sie rechts oben das Benutzermenü und wählen Sie "Systemadministration“. Öffnen Sie in der linken Navigation "Kommunikation“ und anschließend "E-Mail-Vorlagen“. Wählen Sie oben links "Neuanlage“.
Art und Sprache festlegen
Wählen Sie im ersten Auswahlfeld die gewünschte Art der Vorlage. Für eine Vorlage zum Rechnungsversand wählen Sie "Rechnung“. Legen Sie anschließend unter "Sprache“ fest, für welche Sprache die Vorlage verwendet werden soll, beispielsweise "Deutsch (de-de)“.
Betreff mit variablen Angaben erstellen
Tragen Sie unter "Betreff“ den gewünschten Text ein. Sie können festen Text mit Variablen verbinden. Eine Variable ist ein Platzhalter, den tmERIK beim Versand durch die passenden Daten des jeweiligen Vorgangs ersetzt. Die Variable "Rechnungsnummer“ setzt beispielsweise die Nummer der versendeten Rechnung in den Betreff ein.
Fügen Sie eine Variable über das Auswahlfeld "Auswählen...“ ein. Alternativ geben Sie im Text ein Dollarzeichen ($) ein und wählen die gewünschte Variable aus der angezeigten Liste.
Nachricht formulieren
Erfassen Sie im unteren Editor den Text der Nachricht. Auch hier können Sie festen Text und Variablen kombinieren. Im gezeigten Beispiel werden "Anredenzeile“, "Rechnungsdatum“ und "Rechnungsnummer“ verwendet.
Wenn Sie eine Variable über das Dollarzeichen einfügen, können Sie nach dem Dollarzeichen weiterschreiben. Dadurch wird die Liste auf passende Variablen eingegrenzt.
Firmenlogo einfügen und Vorlage speichern
Aktivieren Sie bei Bedarf "Firmenlogo anzeigen“. Diese Einstellung fügt das in tmERIK hinterlegte Firmenlogo beim Versand in die E-Mail ein. Das Firmenlogo können Sie in der "Systemadministration" unter "Backoffice" im Bereich "Werkstätten" unter dem Punkt "Anpassung" hinterlegen, hierfür müssen Sie zuvor die gewünschte Werkstatt mit einem Doppelklick öffnen.
Wählen Sie abschließend oben links "Speichern“. tmERIK bestätigt die Anlage mit der Meldung "E-Mail-Vorlage wurde erfolgreich erstellt“. Die Vorlage wird anschließend für den Versand der ausgewählten Art und Sprache verwendet.