Ein Serienbrief ist ein standardisierter Text, der einmal erstellt wird und anschließend automatisch mit individuellen Daten (z. B. Name, Adresse, Anrede) für viele verschiedene Empfänger personalisiert wird.
Der Serienbrief wird über das Menü "Extras" und "Serienbrief" eingerichtet und anschließend versendet.
Sollte der Serienbrief dort nicht vorhanden sein, ist das entsprechende Modul nicht installiert.
In der ersten Ansicht erhalten Sie eine Übersicht aller bisher versendeten Serienbriefe. Nicht mehr benötigte Serienbriefe können auch gelöscht werden. Über die Schaltfläche "Neuanlage" starten Sie den Vorgang zur Erstellung eines neuen Serienbriefs.
In der folgenden Ansicht können Sie eine der vorhandenen Vorlagen auswählen, zum Beispiel "HU-Erinnerung" oder "Geburtstagsgrüße". Mit der Option "Ohne Vorlage" wird eine komplett neue Vorlage erstellt.
In diesem Beispiel wird die Vorlage "HU-Erinnerung" ausgewählt. Der Betreff sowie der zugehörige Text werden anschließend unterhalb angezeigt und können individuell angepasst werden.
Über die Funktion "Zeitplanung" stehen drei Optionen zur Verfügung:
- manuell: Der Serienbrief wird nicht automatisch versendet. Der Versand erfolgt durch den Benutzer nach Fertigstellung des Serienbriefs.
- Wiederkehrend: Der Serienbrief wird in einem definierten Intervall automatisch wiederholt ausgeführt.
- Einmalig: Der Serienbrief wird einmalig an einem festgelegten Datum zu einer bestimmten Uhrzeit ausgeführt.
Über die Schaltfläche "Auswählen“ steht eine Auswahl an Platzhaltern zur Verfügung, die in den Text des Serienbriefs eingefügt werden können. Die Platzhalter werden beim Erstellen des Serienbriefs automatisch mit den entsprechenden Daten ersetzt.
Wenn der Text Ihren Anforderungen entspricht, klicken Sie auf "Auswahl der Empfänger".
Zu einem späteren Zeitpunkt besteht zusätzlich die Möglichkeit, diesen Text als Vorlage zu speichern.
Im nächsten Schritt legen Sie fest, welche Kunden angeschrieben werden sollen. Hierfür stehen die folgenden Auswahlmöglichkeiten zur Verfügung:
- Letzter Monat
- Diesen Monat
- Nächster Monat
- Übernächster Monat
Wurde bei der "Zeitplanung" die Option "Manuell" gewählt, können die Felder "Von" und "Bis" individuell angepasst werden. Dadurch lässt sich der gewünschte Zeitraum unabhängig von den vorgegebenen Monatsauswahl festlegen.
In der Liste werden alle fälligen Kunden gemäß den eingestellten Filterkriterien angezeigt. Wurde "DSGVO ignorieren" aktiviert werden alle in der Liste angeschrieben. Ist es nicht aktiv, werden nur die angeschrieben die kein rotes Warndreieck haben.
Wurde bei der "Zeitplanung" die Option "Manuell" gewählt, können die Fahrzeuge individuell ausgewählt werden.
Klicken Sie hierzu in das betreffende Auswahlfeld. Über das Auswahlfeld in der Spaltenüberschrift, können alle angezeigten Fahrzeuge gleichzeitig markiert werden.
Anschließend bestätigen Sie die Auswahl über "Alle hinzufügen" oder "Auswahl hinzufügen". Danach wird die Schaltfläche "Überprüfung der Empfänger" aktiviert.
Über "Überprüfung der Empfänger" können die ausgewählten Empfänger nochmals kontrolliert werden. Hier besteht beispielsweise die Möglichkeit, Empfänger zu entfernen, bei denen keine E-Mail-Adresse hinterlegt ist oder die nicht angeschrieben werden sollen.
Mit "Eingabe bestätigen“ gelangen Sie zum letzten Schritt der Serienbrieferstellung.
Bei den Zeitplanungsoptionen "Wiederkehrend" und "Einmalig", muss zusätzlich die Option "Aktiver Zeitplan" aktiviert werden.
Über "Start" wird der Serienbrief abhängig von der gewählten Zeitplanung verarbeitet:
- Manuell: Der Serienbrief wird sofort versendet.
- Wiederkehrend: Der Zeitplan wird aktiviert und der Serienbrief wird entsprechend den definierten Wiederholungsintervallen ausgeführt.
- Einmalig: Der Zeitplan wird aktiviert und der Serienbrief wird zum festgelegten Datum und zur festgelegten Uhrzeit einmalig ausgeführt.