Mit dem elektronischen Rechnungsprofil legen Sie fest, in welchem Format tmERIK elektronische Rechnungen erstellt. Das ist wichtig, wenn Sie im B2B-Geschäft Rechnungen in elektronischer Form austauschen.
In dieser Anleitung legen Sie zuerst das Standardprofil für das gesamte System fest. Danach erfahren Sie, wie Sie das Profil für einen einzelnen Kunden ändern, zum Beispiel wenn dieser eine X-Rechnung benötigt.
1. Standardprofil für das System festlegen
2. Elektronisches Rechnungsprofil für einen Kunden ändern
1. Standardprofil für das System festlegen
Das Standardprofil legt fest, in welchem Format tmERIK Rechnungen standardmäßig erstellt. Sie finden die Einstellung in der Systemadministration.
Klicken Sie oben rechts auf den Benutzernamen im Beispiel "Administrator" und wählen Sie im Menü den Eintrag "Systemadministration".
Klicken Sie in der Systemadministration auf die Kachel "System".
Es öffnet sich die Seite "System -> Einstellungen" im Reiter "ALLGEMEIN". Klicken Sie in das Suchfeld oberhalb der Tabelle und geben Sie "elektronisch" ein.
Die Tabelle zeigt jetzt nur noch die Einstellung "Elektronisches Rechnungsprofil". In der Spalte "Wert" sehen Sie das aktuell eingestellte Profil. Diese Einstellung bestimmt, welches Profil standardmäßig bei der Erstellung von Rechnungen angewendet wird.
Klicken Sie in der Spalte "Wert" auf den Pfeil neben dem aktuellen Wert. Es öffnet sich eine Liste mit den verfügbaren Profilen.
- ZUGFeRD EXTENDED
- ZUGFeRD EN16931
- XRechnung XML und ZUGFeRD XRechnung
Empfohlen wird das Format "ZUGFeRD EN16931". Es stellt den Standard dar, um im B2B-Geschäft Rechnungen in elektronischer Form auszutauschen. Klicken Sie auf "ZUGFeRD EN16931", um es als Standardprofil zu wählen.
2. Elektronisches Rechnungsprofil für einen Kunden ändern
Wenn ein Kunde ein anderes Format benötigt, können Sie das Standardprofil für diesen Kunden überschreiben. Das ist im Regelfall nur notwendig, wenn der Kunde das Format X-Rechnung benötigt. Ansonsten wird die Rechnung im ZUGFeRD-Format erstellt, wie es im Standardprofil eingestellt ist.
Kunden öffnen
Klicken Sie im Menü links auf "Kunden". Suchen Sie über das Suchfeld den gewünschten Kunden und öffnen Sie ihn mit einem Doppelklick.
Profil beim Kunden ändern
Wechseln Sie im geöffneten Kunden in den Reiter "EINSTELLUNGEN".
Klicken Sie im Bereich "Hauptdaten" auf das Feld "Elektronisches Rechnungsprofil" und wählen Sie "XRechnung XML und ZUGFeRD XRechnung" aus.
Nach der Auswahl erscheint unter dem Feld eine Meldung. Sie weist darauf hin, dass die Einstellung nur wie erwartet funktioniert, wenn auch die "Leitweg-ID" und eine E-Mail-Adresse hinterlegt sind. Mehr dazu finden Sie unter 2.1 Problembehandlung.
Tragen Sie im Feld "Leitweg-ID" die Leitweg-ID ein. Diese erhalten Sie vom Rechnungsempfänger.
Außerdem muss beim Kunden eine E-Mail-Adresse hinterlegt sein, an die die Rechnung gesendet werden kann. Sie tragen diese im Reiter "STAMMDATEN" im Feld "Email" unter "Kontakt Geschäftlich" oder "Kontakt Privat" ein.
Klicken Sie anschließend oben links auf "Speichern".
Ab diesem Moment ist beim Kunden gespeichert, dass bei der Rechnungserstellung das Format X-Rechnung angewendet wird. Der Kunde erhält seine Rechnungen damit im hinterlegten Format.
2.1 Problembehandlung
Diese Einstellung funktioniert nur wie erwartet, wenn auch 'Leitweg-Id' und eine E-Mail-Adresse (Firma oder privat) ausgefüllt sind
Diese Meldung erscheint, sobald Sie beim Kunden das Profil "XRechnung XML und ZUGFeRD XRechnung" auswählen. Sie weist darauf hin, dass für das Format X-Rechnung zusätzliche Angaben beim Kunden nötig sind.
Tragen Sie im Reiter "EINSTELLUNGEN" im Feld "Leitweg-ID" die Leitweg-ID ein, die Sie vom Rechnungsempfänger erhalten haben. Hinterlegen Sie zusätzlich beim Kunden eine E-Mail-Adresse, an die die Rechnung gesendet werden kann, und speichern Sie den Kunden.