Mit einem eigenen E-Mail-Profil können Sie Nachrichten aus tmERIK über Ihre geschäftliche E-Mail-Adresse versenden. Dafür hinterlegen Sie die Zugangsdaten Ihres E-Mail-Anbieters einmalig in der Systemadministration.
Die Verbindung wird über SMTP hergestellt. SMTP ist das technische Verfahren, mit dem ausgehende E-Mails an Ihren E-Mail-Anbieter übermittelt werden.
Was Sie für die Einrichtung benötigen
Halten Sie die Zugangsdaten Ihres E-Mail-Kontos bereit. Dazu gehören der Benutzername, das zugehörige Passwort sowie die Angaben zum Postausgangsserver Ihres Anbieters. Für die gezeigte Einrichtung müssen Sie als Administrator in tmERIK angemeldet sein.
Neues E-Mail-Profil öffnen
Öffnen Sie rechts oben das Menü "Administrator“ und wechseln Sie in die "Systemadministration“. Wählen Sie in der linken Navigation den Bereich "Kommunikation“ und öffnen Sie dort "E-Mail-Anbieter“.
Auf dieser Seite sehen Sie die bereits hinterlegten E-Mail-Profile. Mit "+ Neuanlage“ öffnen Sie die Einstellungen für ein neues Profil.
Profil festlegen
Legen Sie zunächst fest, ob das neue Profil als "Standard“ verwendet werden soll. Im gezeigten Beispiel wird die Einstellung auf "Ja“ gesetzt. Tragen Sie anschließend unter "Anzeigename“ eine kurze und eindeutige Bezeichnung ein. Unter diesem Namen können Sie das Profil später im Programm erkennen.
Über "Bereiche“ legen Sie fest, wo das E-Mail-Profil zur Verfügung stehen soll. Zur Auswahl stehen "Buchhaltungs-Dokumente“, "Termine“, "Mahnung“ und "Gutscheine“. Wenn Sie das Profil in allen aufgeführten Bereichen verwenden möchten, aktivieren Sie "Alles auswählen“ und bestätigen Sie die Auswahl mit "OK“.
Absender eintragen
Geben Sie unter "Standard-Absendername“ den Namen ein, der für den E-Mail-Versand verwendet werden soll. Das kann beispielsweise der Name Ihres Betriebs sein.
Unter "Standardabsender“ tragen Sie die vollständige E-Mail-Adresse ein, über die Nachrichten versendet werden sollen. Ist die Adresse unvollständig, erscheint die Meldung "Die Eingabe hat das falsche Format.“. Prüfen Sie in diesem Fall die Schreibweise und ergänzen Sie die fehlenden Bestandteile der Adresse.
Zugangsdaten hinterlegen
Die Einstellung "Art“ bleibt auf "SMTP“. Tragen Sie danach die Kennung für Ihr E-Mail-Konto unter "Nutzer“ und das zugehörige Passwort unter "Passwort“ ein. Das Passwort wird bei der Eingabe verdeckt dargestellt.
Welche Angabe Ihr Anbieter als Benutzernamen verlangt, kann unterschiedlich sein. Häufig wird dafür die vollständige E-Mail-Adresse verwendet. Wenn Ihnen die benötigten Zugangsdaten nicht vorliegen, wenden Sie sich an Ihre interne Administration oder an den Support Ihres E-Mail-Anbieters.
E-Mail-Anbieter auswählen
Für den Versand benötigt tmERIK die Adresse des Postausgangsservers. Diese wird im Feld "Host“ hinterlegt. Über „Vordefinierte auswählen“ können Sie prüfen, ob die Verbindungsdaten Ihres E-Mail-Anbieters bereits in tmERIK hinterlegt sind.
Die Liste zeigt die verfügbaren Anbieter zusammen mit Host und Port. Suchen Sie dort nach Ihrem Anbieter und übernehmen Sie den passenden Eintrag. Ist Ihr Anbieter nicht vorhanden, tragen Sie Host und Port anhand der Angaben Ihres E-Mail-Anbieters manuell ein.
Einrichtung abschließen
Prüfen Sie vor dem Speichern noch einmal den Absender, die Zugangsdaten sowie die Angaben für Host und Port. Wenn alle erforderlichen Felder vollständig ausgefüllt sind, speichern Sie das E-Mail-Profil.
Nach dem Speichern steht das Profil für den E-Mail-Versand in den ausgewählten Bereichen von tmERIK zur Verfügung.
Wenn die E-Mail-Adresse nicht akzeptiert wird
Erscheint unter "Standardabsender“ die Meldung "Die Eingabe hat das falsche Format.“, wurde keine vollständige E-Mail-Adresse erkannt. Kontrollieren Sie insbesondere, ob der Teil nach dem @-Zeichen vollständig ist. Nach der Korrektur sollte das Feld die Adresse als gültig anzeigen.