Die Lieferantenverwaltung in tmERIK dient der zentralen Erfassung und Pflege aller externen und internen Bezugsquellen einer Werkstatt. Dazu zählen Großhändler, Teilelieferanten, Werkstattausrüster, aber auch das eigene Lager, sofern es wie ein Lieferant im System behandelt wird.
Die Lieferantendatenbank ermöglicht es, wichtige Informationen wie Adressen, Ansprechpartner, Kontaktdaten, sowie Bestell- und Umsatzhistorien systematisch zu verwalten.
Zugriff auf die Lieferantenverwaltung
Um zur Lieferantenübersicht zu gelangen, wählen Sie im linken Navigationsmenü den Menüpunkt "Lieferanten“. Nach dem Aufruf wird eine tabellarische Liste aller bereits angelegten Lieferanten angezeigt. In dieser Übersicht können Sie nach verschiedenen Kriterien wie Lieferantennummer, Firmenname oder Ort filtern. Die Ansichten können per Drag-and-Drop gruppiert werden. Auf einen Blick sehen Sie hier auch, wann und von wem der jeweilige Lieferant zuletzt geändert wurde.
Einen neuen Lieferanten anlegen
Zum Anlegen eines neuen Lieferanten klicken Sie in der Kopfzeile der Lieferantenübersicht auf die Schaltfläche "+ Neu anlegen“. Es öffnet sich daraufhin das Bearbeitungsfenster zur Eingabe der Lieferantenstammdaten. Diese Maske ist übersichtlich in mehrere Bereiche unterteilt, die jeweils unterschiedliche Informationen aufnehmen.
Im Abschnitt Basisdaten geben Sie die grundlegenden Informationen des Lieferanten ein. Dazu zählen unter anderem die interne Lieferantennummer, sowie – falls vorhanden – die Kreditorennummer für die Buchhaltung. Ebenfalls erfassen Sie hier den Firmennamen, sowie die postalische Anschrift des Lieferanten. Diese setzt sich aus Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort und Land zusammen. Optional können Sie hier auch die Anrede, den Titel sowie Vor- und Nachnamen eines Ansprechpartners eingeben.
Im rechten Bereich der Eingabemaske finden Sie zwei Felderblöcke für geschäftliche und private Kontaktdaten. Diese dienen der Erfassung von Telefonnummern, E-Mail-Adressen, Mobilnummern sowie – falls erforderlich – einer Faxnummer. In der Praxis genügt es in der Regel, die geschäftlichen Kontaktdaten auszufüllen.
Der untere Bereich des Formulars enthält ein freies Textfeld für weitere Informationen oder Bemerkungen, etwa zu speziellen Vereinbarungen mit dem Lieferanten, Ansprechpartnern, Ansprechpartnerwechseln oder Besonderheiten bei der Bestellung und Lieferung.
Speichern, Abbrechen und Löschen
Nachdem Sie alle relevanten Daten eingegeben haben, klicken Sie auf "Speichern“, um den Lieferanten in der Datenbank anzulegen. Falls Sie den Vorgang abbrechen möchten, steht Ihnen die Schaltfläche "Abbrechen“ zur Verfügung. Ihre Eingaben werden in diesem Fall nicht übernommen. Bereits angelegte Lieferanten können unter bestimmten Bedingungen auch wieder gelöscht werden. Dies ist jedoch nur möglich, sofern keine Bestellungen oder Buchungen mit diesem Lieferanten verknüpft sind.
Lieferantenbewertung und Historie
Wird ein bereits bestehender Lieferant bearbeitet, zeigt das System im linken Seitenbereich eine kompakte Zusammenfassung an. Dort finden sich Informationen zur Anzahl der getätigten Bestellungen, sowie zum Datum der ersten und letzten Bestellung. Außerdem wird der Gesamtumsatz und der aktuelle Saldo (z. B. offene Beträge) angezeigt. Eine einfache Sternebewertung erlaubt zudem eine subjektive Einschätzung des Lieferanten auf Basis bisheriger Erfahrungen.